لماذا البريد الالكتروني؟
1- المهنيـــــــة: حيث يسهم التقيد بآداب وسلوكيات كتابة الإيميل في إيصال صورة مهنية عن الشركة لجميع العملاء.
2- رفع الكفاءة: فالرسائل الإلكترونية المباشرة والواضحة أكثر كفاءة من تلك المصاغة بشكل سيء.
3- الحمايـــــــة: إذ أنّ الرسائل الإلكترونية تجنب الشركات وموظفيها العديد من المشاكل والقضايا القانونية.
عنوان البريد الإلكتروني مهني
- إذا كنت تعمل لصالح شركة فيجب عليك استخدام عنوان البريد الإلكتروني لشركتك
- إذا كنت تستخدم حساب شخصي فيجب ان يكون لديك عنوان باسمك ولا تستخدم مطلقًا عناوين تتضمن عبارات غير رسمية.
اعرف ان الناس من ثقافات مختلفة
يقول Pachter إن قاعدة الثقافات الجيدة التي يجب وضعها في الاعتبار هي أن الثقافات عالية السياق (اليابانية أو العربية أو الصينية) تريد التعرف عليك قبل التعامل معك, لذلك قد يكون من الشائع أن يكون شركاء الأعمال من هذه البلدان أكثر شخصية في كتاباتهم، بينما يفضل الأشخاص من الثقافات المنخفضة السياق (الألمانية أو الأمريكية أو الاسكندنافية) الوصول إلى صلب الموضوع للعمل بسرعة.
الخطوط والكتابة, الالوان والرموز التعبيرية
* استخدام حجم من 10 الى 12 نقطة, اكبر من 14 نقطة غير لائق
* خط سهل القراءة مثل Arial أو Calibri أو Times New Roman
* ينصح باستخدام اللون الأسود لأنه الخيار الأكثر أمانًا.
* الرموز التعبيرية رغم انتشارها الا انها لا يصح استخدامها نهائيا في أي مراسلات رسمية.
* الأخطاء الإملائية والنحوية يمكن أن تثير غضب المستلم, وتعني أنك غير لبق او غير مهتم او غير محترف
ابدأ بالتحية
- عزيزي/عزيزتي – متبوعة بالاسم الاول لمتلقي الرسالة.
- كتابة اسم المستلم – متبوعة بنقطتين ترقيم ,, أقل رسمية وتستخدم لمن تربط بهم علاقة وثيقة
- استاذ/استاذة – متبوعة بالاسم كلمة محايدة تستخدم اذا كنت لا تعرف الحالة الاجتماعية للمرسل اليها.
- مرحبا فلان – بداية تحية غير رسمية للمراسلات المتكررة.
استخدم المجاملة
المفتاح المعتاد لأي محادثة هو البدايات اللطيفة التي تتضمن عبارات مجاملة مثل:
* اشكرك على ملاحظتك او …
* اتمنى ان تصلك رسالتي وانت بأحسن حال
* آمل ان تكون حظيت بعطلة سعيدة
* طاب صباحك/مساءك, صباح/مساء الخير
* من فضلك اسمح لي ان…
راجع الرد قبل الارسال
اختم الرسالة ولا تنسى الرد في الوقت المناسب
Suzan Abdullah 
م شاءالله مفيد جدا
إعجابإعجاب