اتيكيت الاجتماعات الافتراضية Virtual Meeting Etiquette

يجب الحفاظ على آداب العمل وروتينك المعتاد كما هو الحال عندما كنت تذهب الى مكتبك,  لأنك ما زلت في وقت العمل وإن اختلف المكان. اليك النصائح الاتية لنجاح الاجتماعات الافتراضية

المظهر والظهور المناسب

• ارتداء الملابس أثناء العمل من المنزل سيضعك في مكان عقلي أفضل بشكل عام. طريقة لبسك هي الطريقة التي تشعر بها. لن تكون أكثر تركيزًا وإنتاجية فحسب، بل سيكون من الأسهل بالنسبة لك إجراء مكالمات فيديو عند الحاجة.

لا تتأخر عن أي موعد عن بعد, فلا يوجد اعذار بسبب المرور او السائقين, واي تأخير يعني عدم انضباطك والتزامك بوقت العمل. ولأي أمر طارئ بلغ المسئول مسبقا عن زمن تأخرك وحضورك المتوقع.

للظهور المرئي اختر مكان مناسب بخلفية جدارية او مكتبة او اختر الخلفية من أحد أدوات البرنامج.

تأكد أن هاتفك في وضع صامت, وليس لديك اي ازعاج او ضوضاء.

من المهم أن يقوم الجميع بتسجيل الدخول إلى الاجتماع قبل 10 دقائق من وقت البدء

لا تأكل أثناء الاجتماعات الافتراضية الرسمية في حال كنت مشارك كمتحدث او مرئي.

البعض يمل من العمل من المنزل فيذهب لأحد مقاعد المقاهي ليمارس عمله, يمكنك ذلك, لكن يجب مراعاة الصوت وعدم افشاء معلومات شركتك بصوت عالي, ومن باب الذوق ان تنتبه لفترة مكوثك في المقهى, فليس من الذوق ان تجلس 3 ساعات وتحجز طاولة وطلبك هو كوب واحد فقط من القهوة, على الاقل اطلب مشروبا ووجبة خفيفة مقابل كل ساعتين تكون في الموقع.

تنظيم الاجتماع

• التأكد من موعد الاجتماع, ومراعاة الفروق الزمنية بين المدن او الدول.
• التزم بوقت البدء والانهاء, وعند انضمام المتأخرين لا تكرر ما فاتهم.
• من الاحترافية اعتماد جدول للاجتماع, ليحترم الجميع الوقت ويلتزم في مواعيد المناقشة والطرح, وفي بداية الاجتماع اعرض الجدول على الجميع ووزع الموضوعات وبلغ الجميع بالالتزام بالوقت المخصص له.
• يجب أن يبدأ الاجتماع بمقدمة وتعريف بالحاضرين والمستضافين ومناصبهم وأدوارهم ليعرف الجميع عن الجميع, ثم اذكر سبب الاجتماع وأي أهداف أو نتائج مطلوب تحقيقها.
• من الافضل في حال وجود عرض تقديمي او تقرير, الانتهاء من عرضه ثم تخصيص وقت لاستفسارات بنهاية اللقاء.
• للأسف بدأ أغلبية الموظفين بالاستياء من العمل عن بعد ومن وجودهم في المنزل رغم الكثير من الميزات في ذلك, والسبب هو عدم احترام وقتهم الخاص, لأن بعض الرؤساء والمديرين يعتقدون أنه طالما ان الموظف مرتاح في البيت فهذا يعني أن عليه الاستجابة للعمل في أي وقت وتمديد ساعات عملهم او العمل حتى وإن كان مريض, وهذا أسوا ما في الأمر. يجب أن تحترم وقتهم وحياتهم الخاصة, ولا تستغلهم ابدا.

• يجب ان تتضمن الاجتماعات فواصل قصيرة او طويلة للاستراحة بحسب مدتها, حتى لا يضطر الموظفين لإغلاق الكاميرا او كتم الصوت عند رغبتهم بتناول مشروب او سناك او حتى للذهاب الى الحمام.

نهاية الاجتماع

حتى أفضل الاجتماعات ستثبت أن لا قيمة لها إذا لم يقم أحد بتدوين الملاحظات أو تحديد مهام للمتابعة

Marty Fukuda

في نهاية الاجتماع اختتم بخلاصة تعرض القرارات المتخذة والإجراءات المتفق عليها ليعرف الجميع ما هو متوقع منه, ثم بلغهم بإرسال محضر الاجتماع واي روابط اخرى, وبإمكانك تحديد قناة للتواصل الفوري بشأن موضوع الاجتماع, وختاما أشكر الجميع على وقتهم.

• وشكرا لوقتك 🙂